| Veranstaltung: | Rechenschaftsbericht des BDKJ-Bundesvorstands 2024 |
|---|---|
| Berichterstatter*in: | BDKJ-Bundesvorstand |
| Status: | Eingereicht |
| Eingereicht: | 02.04.2024, 18:34 |
Der BDKJ-Bundesstelle e.V. ist der Rechtsträger des BDKJ-Bundesverbands. Die
Mitgliederversammlung besteht aus acht Personen, davon vier von der
Hauptversammlung gewählten Personen, dies sind Annkathrin Meyer (DPSG), Daniel
Rockel (GCL-JM) und Dominik Herff (DV Aachen), ein Amt ist vakant. Hinzukommen
vier aus den Reihen des Hauptausschusses gewählte Personen. Dies sind Simon
Schwarzmüller (KjG), Volker Andres (DV Köln), Alexandra Guserle (DV
Rottenburg-Stuttgart) und Katharina Niedens (DV Bamberg). Außerdem gehören die
Mitglieder des Bundesvorstands der Mitgliederversammlung als geborene Mitglieder
an. Der Geschäftsführer hat beratende Stimme in den Organen des BDKJ-
Bundesstelle e.V. In den Vorstand sind als erster Vorsitzender Gregor, als
zweite Vorsitzende Daniela gewählt, Lena und Stefan sind Beisitzer*innen. Der
Vorstand trifft sich in der Regel alle zwei Wochen zur Sitzung. Der BDKJ-
Bundesstelle e.V. verwaltet die Finanzmittel des BDKJ-Bundesverbands und ist
Arbeitgeber für die Mitarbeiter*innen der Bundesstelle.
Den Vorstand und die Mitgliederversammlung beschäftigten vor allem die knapper
werdenden Finanzmittel. Der Stellenplan wurde wie im vergangenen Jahr
beschlossen. Im Vorstand wurden darüber hinaus vor allem
Personalangelegenheiten sowie die Weiterentwicklung der Bundesstelle
thematisiert.
Über die Finanzen und den Stellenplan wollen wir in der Hauptversammlung
Transparenz herstellen. Die Mitgliederversammlung muss weiterhin Maßnahmen zur
weiteren Kostenreduktion entwickeln.
Sowohl im Vorstand als auch in der Mitgliederversammlung beschäftigten uns vor
allem die knapper werdenden Finanzmittel bei zugleich steigenden Kosten. Die
Verstetigung der Mittel aus dem Kinder- und Jugendplan des Bundes (KJP) gleicht
die steigenden Personalkosten sowie die Inflation nicht aus. Diese Mittel sind
ab 2025 auch erneut gefährdet. Auch die Erhöhung des BDKJ-Bundesbeitrags ab
2026 ist geringer ausgefallen als erwartet. Die Mitgliederversammlung hat daher
verschiedene Sparmaßnahmen beschlossen sowie Prüfaufträge zur weiteren
Einsparung an den Vorstand gegeben.
Das Haushaltsjahr 2022 wurde mit einem Jahresüberschuss von 137.525 EUR
abgeschlossen, ursprünglich geplant wurde mit einem Defizit von 132.489 EUR.
Gründe für die große Abweichung waren ein unerwarteter KJP-Aufwuchs,
Personalwechsel und Vakanzen, ungeplante Kostenerstattungen und ein vorgezogener
Zuschuss für die 72-Stunden-Aktion. Die Bilanz zum 31. Dezember 2022 weist
Rücklagen in Höhe von 935.737 EUR aus. Die Beitragseinnahmen sind gegenüber
dem Vorjahr um 18.098 EUR auf 442.105 EUR gesunken. Der Jahresabschluss wird zur
Information als Drucksache 08 vorgelegt. Das Haushaltsjahr 2023 wurde mit einem
Fehlbetrag von 78.310 EUR geplant.
Im Fokus der Mitgliederversammlungen stand die Entwicklung von Sparmaßnahmen
mit denen das im Beschluss der Hauptversammlung genannte Sparziel, in
Zusammenhang mit der Erhöhung des Bundesbeitrags per 2026 erreicht werden soll.
Für den Haushaltsplan 2024 wurden so bereits rund 22 T€ im Bereich der
Maßnahmen eingespart, indem mehr Sitzungen digital stattfinden und Kosten bei
Unterkunft, Verpflegung und Technik gespart werden. Zudem ist zur Finanzierung
der 72-Stunden-Aktion voraussichtlich die Inanspruchnahme des
Finanzierungsbeitrags der Jugend- und Diözesanverbände erforderlich, da 70
T€ weniger von Kooperationspartner*innen eingeworben werden konnten als
geplant.
Die finanzielle Lage des Bundesstelle e.V. bereitet uns Sorgen. Uns ist bewusst,
dass Sparmaßnahmen unbequem sind und zu Veränderungen von gewohnten Formaten
führt. Wir sind dankbar, dass wir mit der Mitgliederversammlung über die
Maßnahmen vertrauensvoll und konstruktiv sprechen können. Es gilt, weitere
Maßnahmen zur Kostenreduktion sowie Mittelgewinnung zu entwickeln.
Bei gleichbleibenden Einnahmen und den erwarteten steigenden Kosten kann nach
der letzten mittelfristigen Finanzplanung mit den vorhandenen Rücklagen bis
voraussichtlich 2026 verantwortungsvoll gewirtschaftet werden. Ein
Unsicherheitsfaktor ist jedoch die Haushaltspolitik der Bundesregierung. Zwar
konnten geplante Kürzungen für das laufende Haushaltsjahr noch abgewendet
werden, die Folgejahre bleiben aber unsicher, solange der Spardruck anhält.
Nach der erfolgreichen Einführung von Microsoft 365 in der BDKJ-Bundesstelle
ist nun die Aufgabe, das digitale Ablagesystem an die Logik von SharePoint und
Teams anzupassen. Hierzu wird ein neuer Ablageplan erarbeitet, der unter
Einbeziehung der Mitarbeiter*innen weiterentwickelt und umgesetzt wird.
Über die letzten drei Jahre wurden die Stellenbeschreibungen für die
Mitarbeiter*innen der BDKJ-Bundesstelle sukzessive aktualisiert. Zum
vorläufigen Abschluss dieses Projektes wurden die nun vorliegenden
Stellenbeschreibungen der Referent*innen in ihrer Gliederung und inhaltlich
vereinheitlicht, so dass sie besser vergleichbar sind. Die finale
Beschlussfassung des Vorstands steht noch aus.
Die bisherigen Einzelbüros der Mitglieder des Bundesvorstands im JHD wurden zu
Büros umgestaltet, die nun von allen Vorstandsmitgliedern genutzt werden
können. Einer der zwei Büroräume wurde dazu mit einem zweiten Schreibtisch
ausgestattet, der andere mit einer Besprechungsecke.
Veränderte Arbeitsgewohnheiten erfordern eine Weiterentwicklung der
Büroraumnutzung. Deshalb wird die Nutzung von Büroräumen flexibler gestaltet.
Für das Berliner Büro plant der JHD e.V. als Vermieter für die zweite
Jahreshälfte eine umfassende Renovierung, mit der ein neues Vermietungskonzept
umgesetzt werden soll, das vorsieht, zukünftig keine Büroräume mehr zu
vermieten, sondern einzelne Schreibtische, die dauerhaft oder bei Bedarf
kurzfristig gemietet werden können.
Der für das Berichtsjahr geplante Abschluss des Projektes zur Einführung einer
zentralen Adressdatenbank für afj, BDKJ und JHD konnte aufgrund einer immer
noch andauernden Abwesenheit der zuständigen Mitarbeiterin bei einem der drei
Partner aus Ressourcengründen nicht umgesetzt werden.
Die Verzögerung der Umsetzung ist bedauerlich und bedeutet einen erhöhten
Ressourceneinsatz, sodass sich der Adressbestand zwischenzeitlich verändert hat
und erneut für die Migration aufbereitet werden muss.
Die personelle Situation hat sich inzwischen so entspannt, dass die Umsetzung
voraussichtlich im ersten Halbjahr 2024 erfolgt.
Das partizipativ mit den Mitarbeiter*innen erarbeitete Institutionelle
Schutzkonzept wird nun in der BDKJ-Bundesstelle angewendet. Die Prüfung durch
das Erzbistum Köln als Belegenheitsbistum ist noch nicht abgeschlossen, eine
Bestätigung steht also noch aus. Als Ansprechpersonen für Verdachtsfälle
sexualisierter Gewalt wurden Hannah Kriescher und Dennis Wartenberg benannt.
Die Überarbeitung ist gelungen und es stehen nun umfängliche Regelungen und
Formulare für die Mitarbeiter*innen zur Verfügung, die Sicherheit geben.
Die Einführung von Office 365 hat die Zusammenarbeit in der BDKJ-Bundesstelle
verändert. Die vielfältigen Möglichkeiten wurden zunächst ausprobiert, bis
sich die für unsere Bedarfe passenden Anwendungen und herauskristallisiert
haben. In mehreren Arbeitsgruppen und einer Teamklausur wurden nun die Regeln
definiert, mit welchen Anwendungen gearbeitet wird, wie Kommunikation erfolgt
und wie Ablage bzw. das Teilen von Dokumenten erfolgt.
Wir sind froh, dass der Umstellungsprozess im Berichtsjahr endlich abgeschlossen
werden konnte. Die Möglichkeiten von Office 365 haben das Arbeiten bereits
verändert und vielfach effizienter gemacht.
Der Einführungsprozess ist damit abgeschlossen. Da sich Office 365 stetig
weiterentwickelt, wird sich auch unser Arbeiten mit dem Clouddienst beständig
weiterentwickeln.
Wir haben in mehreren Workshops mit den Teamassistent*innen ein neues
Verständnis der Zusammenarbeit entwickelt. Sichtbares Merkmal dieser
Veränderung ist die Änderung der Bezeichnung die nun „Teamassistenz
Bundesvorstand“ lautet und zum Ausdruck bringt, dass die drei
Mitarbeiter*innen nicht für einzelne Vorstandsmitglieder arbeiten, sondern für
den Bundesvorstand insgesamt. Im Zuge dieses Prozesses wurden auch die
Aufgabenzuordnung neu geregelt sowie Vertretungsregelungen optimiert.
Der Prozess war für die Zusammenarbeit im Team der Vorstandsassistent*innen als
auch für die Zusammenarbeit der Assistenz mit dem Bundesvorstand sehr
förderlich. Abläufe werden nun effizienter und zuverlässiger gestaltet.
Die Weiterentwicklung der Zusammenarbeit ist damit nicht abgeschlossen und wird
weitergehen, auch wenn der Prozess mit regelmäßigen Workshops nun
abgeschlossen ist.
Durch das Verfassen von Dokumenten in denen Routinestandards verschriftlich
werden, wird Wissensmanagement an der BDKJ-Bundesstelle optimiert werden.
Zusammen mit dem bisherigen Wiki, das im Intranet eine Wissensbasis für
Abläufe an der Bundesstelle und im JHD ist, bilden sie die Grundlage, um
wiederkehrende Vorgänge zu standardisieren und die Qualität zu sichern.
Perspektivisch sollen die Routinestandards und das Wiki in einem
Organisationshandbuch zusammengefasst werden.
Im Berichtsjahr gab es wieder einige personelle Veränderungen an der BDKJ-
Bundesstelle. Stephanie Agethen, die seit dem 1. April 2023 als Referentin für
Kommunikation beschäftigt war, hat die BDKJ-Bundesstelle im Rahmen der
Probezeit zum 31. August 2023 wieder verlassen. Die Stelle konnte bereits zum 1.
Oktober 2023 mit Christian Toussaint wiederbesetzt werden. Mit Ludger Urbic ist
ein langjähriger Mitarbeiter nach über 27 Jahren im Dienst der BDKJ-
Bundesstelle per 30. September 2023 in den Ruhestand gegangen. Nachfolgerin als
Referentin für Jugendsozialarbeit ist seit dem 1. Oktober 2023 Franziska von
Deimling, die zuvor schon als Elternzeitvertretung im Referat
Freiwilligendienste national beschäftigt war. Als neue Elternzeitvertretung im
Referat Freiwilligendienste wurde Raphael Marquardt per 1. Oktober 2023
eingestellt. Jule Fennel, die ursprüngliche Stelleninhaberin wird im April 2024
aus der Elternzeit zurückkehren. Einen weiteren Wechsel gab es im Referat
Internationale Jugendarbeit, das Veronika Lange am 31. Oktober 2023 verlassen
hat. Ihre Nachfolgerin ist seit dem 1. November 2023 Marta Wyspiańska. Am 1.
Februar 2024 hat Hanna Göbel als Praktikantin für die 72-Stunden-Aktion bei
uns begonnen.
Weitere Informationen zum Personal des BDKJ-Bundesstelle e.V. stellen wir mit
der Drucksache 10 bereit.
Die Vakanzen in den Vorjahren waren sehr belastend. Deshalb ist es sehr gut für
die Bundesstelle, dass wir im Berichtsjahr trotz Personalwechseln keine
größeren Vakanzen hatten und aktuell alle Stellen besetzt sind.
Die Personalentwicklung bleibt weiterhin eine wichtige Aufgabe für uns. Es ist
uns ein Anliegen, Mitarbeiter*innen in ihrer persönlichen und beruflichen
Weiterentwicklung zu unterstützen, weshalb wir Fortbildungen anbieten und
Mitarbeiter*innen dabei unterstützen.
Alle Mitarbeiter*innen der BDKJ-Bundesstelle (Sekretär*innen und
Teamassistent*innen, Referent*innen, Geschäftsführung und Bundesvorstand)
treffen sich monatlich zur Teamsitzung. Die Teamsitzung dient dem
Informationsaustausch und der Beratung zu Projekten sowie zu Arbeitsprozessen
und zur Zusammenarbeit in der Bundesstelle. Für die Gestaltung der Teamsitzung
gibt es eine Vereinbarung, die 2021 von einer AG erarbeitet wurde. Wir
überarbeiten diese Vereinbarungen einmal jährlich innerhalb der Teamsitzung
und schauen gemeinsam, ob es Anpassungen braucht.
In gleicher Besetzung findet jährlich eine anderthalbtägige Teamklausur statt,
die letzte im September 2023 in Hardehausen. Der Ort wurde bewusst gewählt, so
dass alle Mitarbeiter*innen schon mal das Tagungshaus für die Hauptversammlung
2024 kennenlernen konnten. Die Themen der Klausur waren die Weiterarbeit an der
digitalen Zusammenarbeit in der Bundesstelle und die Veranstaltungsplanung 2024,
als Moderatorin begleitete uns Susanne Breyer auf der Klausur.
Im Juni 2023 fand ein gemeinsamer Betriebsausflug mit dem Jugendhaus und der afj
statt. Da seit mehreren Jahren kein Betriebsausflug stattgefunden hatte, fiel
dieser etwas umfangreicher aus mit einer Fahrt nach Hamburg mit Übernachtung.
Zusätzlich gab es gemeinsam mit den Kolleg*innen, die in den verschiedenen
Organisationen im Jugendhaus Düsseldorf arbeiten, zwei weitere Feste im
Jahresverlauf, bei denen informeller Austausch und entspanntes Beisammensein
möglich ist: Grillfest im September 2023 und das Hausfest am 1. Februar 2024.
Die Referent*innen und der Bundesvorstand treffen sich jährlich zu zwei
Referent*innenklausuren. Im Berichtszeitraum fand eine anderthalbtägige
Veranstaltung im Oktober in der Jugendherberge in Hannover statt. Themen der
Klausur waren die Zusammenarbeit zwischen Referent*innen und Bundesvorstand
(Rollenverständnis, Formate der Zusammenarbeit, Kommunikation, Teambuilding)
sowie die Hauptversammlung, der Katholik*innentag und das neue Projekt
„Insight“. Eine weitere Klausurtagung ist im März 2024 geplant.
Als Bundesvorstand nehmen wir gemeinsam die Leitung der BDKJ-Bundesstelle wahr.
Wir arbeiten als Vorstand im Team zusammen und wissen, wie unerlässlich es ist,
gut in Kommunikation miteinander zu sein, die Arbeitsbereiche und Interessen der
anderen zu kennen und sich gegenseitig zu beraten. Daher wissen wir es sehr zu
schätzen, mit den Mitarbeiter*innen der Bundesstelle ein noch größeres Team
zu bilden, das sich gegenseitig trägt und stetig daran arbeitet noch besser zu
kommunizieren, zu verstehen, zu unterstützen – trotz aller Veränderungen und
Herausforderungen, die der Alltag mit sich bringt.
Unsere Teamsitzungen erfüllen ihren Zweck und laufen gut, aber es ist uns auch
ein Anliegen, dass sie sich unter Beteiligung aller weiterentwickelt. Oft haben
wir wenig Zeit für die vielen Inhalte, die besprochen werden könnten und
müssen alle sehr darauf achten, welche Themen wir für den Austausch mit allen
einbringen und wie viel Diskussion möglich ist.
Die Teamklausur gab es als Format nun zum dritten Mal. Wir finden es sehr
wichtig, uns auch in dieser Runde zu einer zweitägigen Veranstaltung zu treffen
und viel Zeit am Stück zu haben, größere Themen anzugehen.
Unsere gemeinsamen Feiern genießen wir sehr, weil dort abseits von den
Arbeitsthemen anderes Zusammenkommen und Kennenlernen möglich ist.
Das Thema der letzten Referent*innenklausur – Zusammenarbeit zwischen
Referent*innen und Bundesvorstand – hat uns nicht nur auf der Klausur, sondern
seitdem auch weiterhin viel beschäftigt. Das Team der Bundesstelle hat sich in
den letzten Jahren personell enorm verändert und viele Prozesse sind eben nicht
selbstverständlich und es muss immer wieder neue Verständigung geschaffen
werden. Dies bezieht sich auch auf die Zusammenarbeit der ganzen Bundestelle,
daher freuen wir uns, dass alle bereit sind in verschiedenen Untergruppen an den
einzelnen Themenbereichen weiterzuarbeiten.
Auch im kommenden Arbeitsjahr wird es weiter monatliche Teamsitzungen und
regelmäßige Betriebsfeiern sowie eine Teamklausur und zwei
Referent*innenklausuren geben. Das Thema Zusammenarbeit (digital und allgemein)
wird uns sicher auf diesen Klausuren intensiv weiter beschäftigen. Wir nehmen
alle wahr, wie wichtig gute Zusammenarbeit für alle Kolleg*innen und zwischen
den einzelnen Arbeitsfeldern ist und sind alle gewillt, uns weiter einzubringen.
Die Zusammenarbeit im BDKJ-Bundesstelle e.V. ist vertraulich und kompetent. Die
intensive Beratung durch die Mitgliederversammlung schätzen wir sehr. Die
Mitglieder bringen sich mit konstruktiven Vorschlägen ein und gehen in
detaillierte Beratungen zur Absicherung der Finanzierung des BDKJ-Bundesstelle
e.V. Die Verknüpfung der Beratungen in der Mitgliederversammlung mit dem
Hauptausschuss erweisen sich als sinnvoll.
Dominik Herff:
podschun@bdkj.de: