B I.6: BDKJ-Bundesstelle e.V.

6.1 Einführung

Der BDKJ-Bundesstelle e.V. ist der Rechtsträger des BDKJ-Bundesverbands. Die
Mitgliederversammlung besteht aus fünfzehn Personen, davon vier von der
Hauptversammlung gewählte Personen. Mitglieder sind Annkathrin Meyer (DPSG),
Dominik Zabelberg (DV Aachen), Nils Felchner (DV Hildesheim), Ronja Röhr (DV
Limburg), Sarah-Sophie Pohl (DV Erfurt), Simon Schwarzmüller (KjG), Leo Helm (DV
Passau), Isabel Rutkowski (KLJB), Sarah Schulte-Döinghaus (KLJB) und
Timothy Joksch (CAJ). Außerdem gehören die Mitglieder des Bundesvorstands
der Mitgliederversammlung als geborene Mitglieder an. Der Geschäftsführer hat
beratende Stimme in den Organen des BDKJ-Bundesstelle e.V. In den Vorstand sind
als erster Vorsitzender Volker, als zweite Vorsitzende Daniela gewählt, Lena,
Lisa und Henner sind weitere Vorstandsmitglieder. Der Vorstand trifft sich in
der Regel alle zwei Wochen zur Sitzung. Der BDKJ-Bundesstelle e.V. verwaltet die
Finanzmittel des BDKJ-Bundesverbands und ist Dienstgeber für die
Mitarbeiter*innen der BDKJ-Bundesstelle.

Den Vorstand und die Mitgliederversammlung beschäftigten weiterhin die knapper
werdenden Finanzmittel. Die Beratung des Haushalts 2026 war herausfordernd und
Haushalt sowie Stellenplan konnten erst bei einer außerplanmäßigen Sitzung der
Mitgliederversammlung im Februar 2026 beschlossen werden.

Die Zusammenarbeit im BDKJ-Bundesstelle e.V. ist geprägt von unterschiedlichen
Perspektiven auf die verschiedenen Herausforderungen. Die Beratung durch die
Mitgliederversammlung schätzen wir, auch wenn die finanziellen Bedingungen sie
nicht leicht machen. Die Verantwortung für die Stabilisierung der Finanzierung
wiegt schwer.

Die Mitgliederversammlung muss weiterhin Maßnahmen zur weiteren Kostenreduktion
entwickeln und sich Gedanken um Erhöhung der Erträge machen.

6.2 Finanzen

Sowohl im Vorstand als auch in der Mitgliederversammlung beschäftigten uns
weiterhin intensiv die knapper werdenden Finanzmittel bei zugleich steigenden
Kosten. Wir sind froh, dass die Mittel aus dem Kinder- und Jugendplan des Bundes
(KJP) stabil sind, auch wenn dies einer kalten Kürzung gleichkommt, da die
Ausgaben weiter steigen. Eine Erhöhung wäre dringend notwendig. Das Signal des
Bundesministeriums für Bildung, Familie, Senioren, Frauen und Jugend (BMBFSFJ)
ist jedoch, dass es in dieser Legislatur keine weiteren Mittel geben wird.
Zugleich steigen die Personalkosten weiter an, da im Jahr 2025 eine
Tariferhöhung von 3,0 Prozent umgesetzt werden musste, in 2026 eine
weitere Tariferhöhung von 2,8 Prozent ansteht und in 2027 die nächste
Tarifrunde im öffentlichen Dienst stattfindet. Dazu kommen steigende Reise-
und Unterkunftskosten. Die Erhöhung des BDKJ-Bundesbeitrags greift ab 2026, die
im Beschluss vorgegebenen Kürzungsziele wurden umgesetzt. Da dieser um die
Hälfte geringer ausgefallen ist als von der Mitgliederversammlung vorgeschlagen,
reicht sie nicht um das Haushaltsdefizit auszugleichen wie bisher üblich.
Hierfür sind große Maßnahmen notwendig, entweder um die Einnahmenseite zu
verbessern oder um die Ausgaben zu reduzieren. Aus diesem Grund haben wir uns
bereits entschieden, einzelne Veranstaltungen, wie das Come-In-And-Stay-Seminar
und das Get-Out-Seminar nicht mehr durchzuführen. Um weitere Maßnahmen zu
prüfen und zu entwickeln, hat die Mitgliederversammlung eine
Arbeitsgruppe eingerichtet.

Das Haushaltsjahr 2024 wurde mit einem Jahresfehlbetrag von 5.995,85 EUR
abgeschlossen, ursprünglich geplant wurde mit einem Defizit von 152.695,00 EUR.
Gründe für die Abweichung waren Personalwechsel und Vakanzen sowie entfallene
Veranstaltungen. Der Jahresabschluss wird zur Information als Drucksache 08
vorgelegt. Das Haushaltsjahr 2025 wurde mit einem Fehlbetrag von 122.993,37 EUR
und das Haushaltsjahr 2026 mit einem Defizit von 192.499,76 EUR geplant.

Die finanzielle Lage des Bundesstelle e.V. ist äußerst angespannt und gefährdet
perspektivisch die Handlungsfähigkeit des Vereins. Bereits jetzt führen
notwendige Einsparungen dazu, dass vertraute Formate nicht mehr fortgeführt
werden können. Weitere strukturelle Anpassungen werden unausweichlich sein, wenn
es nicht gelingt, die Einnahmenseite deutlich zu stärken. Die
zuletzt beschlossene Erhöhung des Bundesbeitrages, die geringer ausgefallen
ist als von der Mitgliederversammlung vorgeschlagen, reicht bei weitem
nicht aus, um das bestehende Defizit auszugleichen. Ohne zusätzliche finanzielle
Mittel drohen mittelfristig Einschnitte, die auch personelle Strukturen
betreffen können. Vor diesem Hintergrund braucht es eine ehrliche und
grundlegende Debatte über Prioritäten und Leistungsumfang des Bundesverbandes.
Es ist nicht möglich einfach weiter neue Aufgaben und Anforderungen zu
beschließen, ohne auch zu entscheiden, was sein gelassen werden soll. Auch eine
weitere Beitragserhöhung muss diskutiert werden.

Bei gleichbleibenden Einnahmen und den erwarteten steigenden Kosten kann nach
der letzten Finanzplanung nicht mehr lange verantwortungsvoll gewirtschaftet
werden. Die anstehende Tarifrunde 2027 wird die Situation voraussichtlich noch
verschärfen.

6.3 Organisationsentwicklung

6.3.1 Ablage-/ Aktensystem

In der Ablagesystematik wird aktuell nun ein weiterer Schritt gegangen. Alle
Ablagen für Gremien sollen spätestens 2026 auf SharePoint-Webseiten umziehen,
sodass die Nextcloud künftig nicht mehr genutzt wird.

Mit diesem letzten Schritt wird der Umzug auf den SharePoint für alle Bereiche
der Bundesstelle erfolgreich abgeschlossen.

Die Ablage wird nun konsequent umgesetzt und gepflegt werden.

6.3.2 Aktualisierung der Stellenbeschreibungen

Über die letzten Jahre wurden die Stellenbeschreibungen für
die Mitarbeiter*innen der BDKJ-Bundesstelle sukzessive aktualisiert. Nach der
Vereinheitlichung dieser im letzten Berichtsjahr, wurden nun
alle Stellenbeschreibungen, inklusive der bisher offenen der Sekretariate
— jetzt umbenannt in Verwaltungsfachkräfte — finalisiert und beschlossen.

Die Erneuerung der Stellenbeschreibungen ist damit erfolgreich abgeschlossen.

Die Stellenbeschreibungen werden jährlich in
den Jahresmitarbeiter*innengesprächen thematisiert und bei Bedarf angepasst.

6.3.3 Büroraummanagement

Ein weiteres geordnetes Büroraummanagement hat aufgrund des Vorrangs anderer
Aufgaben nicht stattgefunden. Jedoch wurden weitere Büros nun doppelt besetzt
und sukzessive werden die Voraussetzungen geschaffen, dass alle Arbeitsplätze
gleich ausgestattet sind. Wegen der angespannten finanziellen Lage ist aber eine
gleichzeitige einheitliche Ausstattung nicht möglich.

Der Umbau des Berliner Büros wird nicht stattfinden, Hierfür fehlen dem
Jugendhaus Düsseldorf e.V. die finanziellen Mittel.

Die Abschaffung von Einzelbüros funktioniert reibungslos. Durch viele
Teilzeitstellen und die Möglichkeit zum Homeoffice ist der Bürobedarf gesunken.
Trotz einer höheren Anzahl von Mitarbeiter*innen, wurden keine neuen Büros
angemietet.

Wir behalten das Thema weiterhin auf dem Schirm und werden vor allem bei
personellen Veränderungen Überlegungen anstellen. Für einen geordneten Prozess
fehlen derzeit die zeitlichen Ressourcen.

6.3.4 Zentrale Adressdatenbank COBRA

Mit der Besetzung der Geschäftsführung wurde der Prozess wieder aufgenommen.
Jedoch hat sich der Vorstand nach Beratung in der Mitgliederversammlung und mit
den Mitarbeiter*innen, die vorrangig damit arbeiten werden, gegen COBRA und ein
Vergleichsangebot entscheiden. Grund waren vorrangig die sehr hohen Kosten sowie
eine Benutzer*innenunfreundlichkeit.

Es ist herausfordernd ein System zu finden, welches den komplizierten Ansprüchen
genügt und zugleich finanzierbar ist.

Es werden weiterhin mögliche Systeme auf Eignung geprüft.

6.3.5 Institutionelles Schutzkonzept

Das partizipativ mit den Mitarbeiter*innen erarbeitete und durch das Erzbistum
Köln genehmigte Institutionelle Schutzkonzept wird in der BDKJ-Bundesstelle
angewendet und ist auf der Webseite verfügbar. Als Ansprechpersonen für
Verdachtsfälle sexualisierter Gewalt sind Franziska von Deimling und Dennis
Wartenberg benannt.

Alle Mitarbeiter*innen haben die Selbstverpflichtungserklärung und den
Verhaltenskodex unterzeichnet. Mit einem Schulungskonzept zur Prävention
sexualisierter Gewalt sind alle Mitarbeiter*innen aktuell geschult, neue
Mitarbeiter*innen erhalten eine Schulung.

Der Bundesvorstand hat gemeinsam an einer Intensiv-Schulung für Führungskräfte
teilgenommen.

Das Konzept funktioniert in der Form gut, allerdings zeigen sich in der Praxis
diverse kleinere Herausforderungen, die mit einer Überarbeitung gelöst werden
sollen.

Das Konzept soll im Laufe des Jahres 2026 überarbeitet werden.

6.3.6 Wissens- und Prozessmanagement

Wir haben begonnen ein Organisationshandbuch zu erstellen, den Zeitplan nach
Beratung im Team jedoch verlängert. Es dient dem Wissensmanagement und bildet
Prozesse und das Wissen der BDKJ-Bundesstelle ab. Die Bundesstelle entwickelt
sich so als lernende Organisation fort. Alle Mitarbeiter*innen verfassen ihre
Prozesse und ihre Kapitel des Organisationshandbuchs. Die Frage der Abbildung
in Microsoft 365 sowie der Pflege des fertigen Handbuchs steht noch aus.

Die Verfassung eines Organisationshandbuch ist schon wertvoll an sich, da sich
weitere Prozesse offenbaren, die angepasst werden müssen. Zugleich ist das
Erstellen eines Organisationshandbuchs mit großem Aufwand für alle
Mitarbeiter*innen verbunden, der zusätzlich zur Regelarbeit entsteht. Der
Zeitplan muss daran angepasst werden.

Die weiteren Schritte der Findung eines Formats, Eingliederung der Prozesse in
dieses sowie Prozessplan zur Implementierung des Organisationshandbuchs sollen
im Laufe des Jahres 2026 gegangen werden, jedoch wird die Erstellung des
Organisationshandbuchs voraussichtlich nicht im Jahr 2026 abgeschlossen sein.

6.4 Klimamanagement

Mit dem Prozess zur Klimaneutralität der Bundesstelle wird
der Klimaneutralitäts-Ausschuss Maßnahmen beschließen, die es gilt, dauerhaft
umzusetzen.

Wir begrüßen ausdrücklich, dass die Bundesstelle diesen Weg konsequent verfolgt
und der Verband im Ausschuss Verantwortung übernimmt. Gleichzeitig ist uns
bewusst, dass insbesondere bei den Verwaltungsfachkräften zusätzlicher
organisatorischer Aufwand entstehen wird.

Wir werden künftig ein Klimamanagement aufbauen. Grundlage dafür ist die
Einführung verbindlicher Standards, mit denen relevante Daten kontinuierlich
erfasst und für eine Klimabilanz nutzbar gemacht werden.

6.5 Personalentwicklung

Im Berichtsjahr gab einige personelle Veränderungen an der BDKJ-Bundesstelle. Im
Februar 2025 beendete Wolfgang Ehrenlechner als Geschäftsführer seinen Dienst.
Die Nachfolge hat nach der Bestellung durch die Mitgliederversammlung Gregor
Podschun am 15. Mai 2025 angetreten. Er beendete damit seinen Dienst als
Bundesvorsitzender im Mai 2025. Im April 2025 hat der BDKJ-Bundesstelle die
Trägerschaft des Ökumenischen Netzwerks Eine Erde übernommen und damit auch
die Mitarbeiterinnen der vorherigen beiden Netzwerke. Wir haben daher
Astrid Hake am Standort Hamburg, Constanze Latussek am Standort Lutherstadt-
Wittenberg und Monika Schell im Berliner Büro begrüßt. Zusätzlich wurde für
einen aus dem vorherigen Netzwerk ausgeschiedenen Mitarbeiter Matilda Franz am
Standort Köln gewonnen. Im August 2025 ging Monika Schell in Mutterschutz und
Elternzeit. Für die Vertretung konnte bis zum Ende der Elternzeit am 7. Juni
2027 Melanie Hansen angestellt werden. Mit dem Abschluss des Projekt Generation
Jetzt! haben wir uns im Juni 2025 vom Projektreferenten Thomas Gies
verabschiedet. Mit dem Ende seiner Amtszeit wurde Dr. Stefan Ottersbach als
Bundespräses im Juni 2025 aus der Bundesstelle verabschiedet. Das Referat
Kirchenpolitik und Theologische Grundsatzfragen konnte im Juni 2025 mit Fabian
Schweer besetzt werden. Aus familiären Gründen musste er uns jedoch zu Ende
Juli 2025 bereits wieder verlassen. Das Referat konnte im Oktober 2025
mit Laurin Ernst nachbesetzt werden. Im August 2025 begann Svenja Ueing ihren
Dienst als Theologische Vorstandsreferentin. Die Stelle wird aufgrund der Vakanz
der Geistlichen Verbandsleitung bis August 2026 vom VDD finanziert. Im Oktober
2025 konnte das Projektreferat für die 72-Stunden-Aktion mit Jasmin Könes
besetzt werden. Leider hat uns Jasmin jedoch zu Ende Januar 2026 wieder
verlassen. Die Stelle konnten wir zu Februar 2026 mit Marie Lavall neu besetzen.
Im Referat Entwicklungspolitik, Nachhaltigkeit und Internationale
Gerechtigkeit konnte der Beschäftigungsumfang von Ansgar Pieroth von Juli 2025
bis April 2026 um 25 Prozent für das Projekt Fair Change erhöht werden.

Im Referat Freiwilligendienste konnte der Beschäftigungsumfang von Raphael
Marquart für das Vorbereitungsprojektes zur Anbahnung des Pilotprojekts
„Rechtsanspruch auf ein Freiwilliges Gesellschaftsjahr“ von Oktober 2025 bis
Dezember 2025 um 20 Prozent erhöht werden. Leider wurde das Projekt nicht
fortgesetzt. Als Verwaltungsangestellte für die Referate Freiwilligendienste
sowie Friedensethik und Soldat*innenfragen hat uns Shirley Korfmacher nach fast
acht Jahren verlassen. Wir sind froh, dass wir mit Laura Jung nahtlos eine
Nachfolgerin finden konnten. Nach der Wahl zum Bundesvorsitzenden starteten
Volker und Henner im Juli 2025 in ihren Dienst. Lisa startete nach ihrer Wahl
als Geistliche Verbandsleitung im Januar 2026 ihren Dienst. Die Stellen
der Social-Media-Redaktion sowie der*s stellvertretenden Pressesprecher*in sind
leider weiterhin vakant. Weitere Informationen zum Personal des BDKJ-
Bundesstelle e.V. stellen wir mit der Drucksache 10 bereit.

Wir sind froh, dass wir die meisten Stellen zügig nachbesetzen konnten und
dankbar, dass wir sehr kompetente und qualifizierte Personen für die Stellen
gewinnen konnten. Wir danken allen Mitarbeiter*innen für ihren Dienst,
insbesondere auch den ausgeschiedenen!

Die Personalentwicklung bleibt weiterhin eine wichtige Aufgabe für uns. Es ist
uns ein Anliegen, Mitarbeiter*innen in ihrer persönlichen und beruflichen
Weiterentwicklung zu unterstützen, weshalb wir Fortbildungen anbieten und
Mitarbeiter*innen dabei unterstützen. Wir sind hoffnungsvoll, alle vakanten
Stellen in diesem Jahr wiederbesetzen zu können.

6.6 Team

Alle Mitarbeiter*innen der Bundesstelle (Verwaltungsfachkräfte
und Teamassistent*innen, Referent*innen, Geschäftsführung und Bundesvorstand)
treffen sich monatlich zur Teamsitzung. Die Teamsitzung dient dem
Informationsaustausch und der Beratung zu Projekten sowie zu Arbeitsprozessen
und zur Zusammenarbeit in der Bundesstelle. Für die Gestaltung der Teamsitzung
gibt es eine Vereinbarung, die 2021 von einer AG erarbeitet wurde. Wir
überarbeiten diese Vereinbarungen einmal jährlich innerhalb der Teamsitzung und
schauen gemeinsam, ob es Anpassungen braucht.

In gleicher Besetzung findet jährlich eine anderthalbtägige Teamklausur statt,
die letzte Ende September 2025 in Düsseldorf. Um Kosten einzusparen, findet die
Teamklausur im Jugendhaus Düsseldorf statt. Diese Form des Tagens bindet
allerdings mehr Ressourcen bei den Organisator*innen der Klausur, auch während
der Sitzung.

Wir haben nach der Beratung aus der Teamklausur 2024 im vergangenen Jahr
Teamsupervisionen eingeführt, Hierbei fanden bisher drei Supervisions-Termine in
Präsenz statt. Die erste Supervision im Team führte Gabriele Kibat mit uns
durch, im Herbst 2025 begleiteten uns Tanja Gerold und Andreas Beier von koment-
Training, die dann auch die zweite Supervisionssitzung im Frühling 2026 mit uns
durchführten. Mit beiden ist im Sommer noch ein zweiter Termin für 2026 geplant.
Danach werden wir im Team die Supervisionen und die Zusammenarbeit mit
den Trainer*innen reflektieren und schauen, was wir für die kommende
Zeit brauchen.

Im Dezember 2025 fand die Adventsfeier in Form einer durch die Mitarbeiter*innen
organisierten adventlichen Stadtralley durch Düsseldorf mit kleinen Spielerunden
und anschließendem Abendessen im Restaurant statt.

Zusätzlich gab es gemeinsam mit den Kolleg*innen aus den verschiedenen
Organisationen im JHD, zwei weitere Feste im Jahresverlauf, bei denen
informeller Austausch und entspanntes Beisammensein möglich ist: das Grillfest
im September 2025 und das Hausfest am 2. Februar 2026.

2025 fand gemeinsam mit den Mitarbeiter*innen der Bundeszentrale für katholische
Jugendarbeit und der afj wieder ein zweitägiger, alle zwei Jahre stattfindender,
Betriebsausflug statt. Nach Abstimmung aller Beteiligten fuhren wir im
Frühsommer zusammen nach Trier.

Die Referent*innen und der Bundesvorstand treffen sich jährlich zu zwei
Referent*innenklausuren. Im Berichtszeitraum fand eine anderthalbtägige
Veranstaltung im Oktober in Bielefeld statt sowie eine eintägige Klausur im
Jugendhaus Düsseldorf statt. Zur Kosteneinsparung wurde auch hier eine der
Sitzungen ins Jugendhaus verlegt. Hauptthema der ersten Klausur war Politisches
Lobbying sowie der Übertrag aus der gemeinsamen Referent*innen-Klausur mit der
afj zu Machtsensibilität in der Jugendarbeit. Themen der zweiten Klausur waren
eine gemeinsame Jahresplanung und der Katholik*innentag.

Als Bundesvorstand übernehmen wir gemeinsam die Leitung der Bundesstelle und
verstehen uns als Gesamtteam, das eng zusammenarbeitet. Eine offene und
kontinuierliche Kommunikation, die Kenntnis über die jeweiligen Arbeitsbereiche
und Interessen sowie die gegenseitige Beratung sind für uns unverzichtbare
Grundlagen einer erfolgreichen Zusammenarbeit. In diesem Kontext schätzen wir es
besonders, mit den Mitarbeiter*innen der Bundesstelle ein noch größeres,
tragfähiges Team zu bilden, das sich gegenseitig unterstützt und beständig
daran arbeitet, die Kommunikation zu verbessern, das gegenseitige Verständnis zu
vertiefen und sich wechselseitig zu stärken − auch angesichts der Veränderungen
und Herausforderungen, die der Alltag mit sich bringt.

Die regelmäßigen Teamsitzungen erfüllen ihren Zweck und verlaufen konstruktiv.
Dennoch ist es uns ein Anliegen, diese unter Einbeziehung aller Beteiligten
weiterzuentwickeln. Oft steht nur begrenzte Zeit für die Vielzahl der zu
besprechenden Inhalte zur Verfügung, sodass wir sorgfältig abwägen müssen,
welche Themen wir in den gemeinsamen Austausch einbringen und wie viel Raum für
Diskussionen bleibt.

Die Teamklausur, die mittlerweile zum vierten Mal stattfand, hat sich aus
unserer Sicht als ein etabliertes und wertvolles Format erwiesen. Wir betrachten
es als besonders wichtig und gewinnbringend, uns im Rahmen dieser zweitägigen
Veranstaltung intensiv mit größeren Themen auseinanderzusetzen und diese in Ruhe
zu bearbeiten. Dabei zeigt sich, dass der Bereich der Teamsupervision für uns
von zentraler Bedeutung ist − sowohl inhaltlich als auch in Bezug auf die Frage
nach passenden Supervisor*innen, die sowohl fachlich als auch finanziell
zu unseren Möglichkeiten passen.

Die gemeinsamen Feiern sind für uns von besonderem Wert, da sie uns abseits der
arbeitsbezogenen Themen die Möglichkeit bieten, uns in einem anderen Kontext zu
begegnen und uns besser kennenzulernen. Auch die beiden Referent*innenklausuren
waren von einer produktiven Zusammenarbeit und der Bearbeitung wichtiger Inhalte
geprägt. Die gemeinsame Zeit am Abend und in den Pausen bot uns zudem
Gelegenheiten, uns in entspannter Atmosphäre auszutauschen und so die
gute Zusammenarbeit weiter zu festigen.

Das Team der Bundesstelle unterliegt einem stetigen personellen Wandel, was
immer wieder neue Abstimmungsprozesse erfordert. Wir freuen uns sehr, dass alle
Beteiligten bereit sind, diese Aufgabe mit Konstruktivität und Motivation
mitzugestalten.

Auch im kommenden Arbeitsjahr wird es weiter monatliche Teamsitzungen und
regelmäßige Betriebsfeiern sowie eine Teamklausur, Teamsupervision und zwei
Referent*innenklausuren geben. Die grundsätzliche Idee ist, die Teamsupervision
zu verstetigen, wenn sie als hilfreich empfunden wird (z.B. halbjährlich).

Im Jahr 2026 wird es keinen Betriebsausflug geben, jedoch haben wir im
Bundesvorstand beraten, dass wir in den Jahren ohne Betriebsausflug ein BDKJ
internes Teamevent veranstalten möchten, dass auch ein Dank für das große
Engagement der Mitarbeiter*innen gerade bei Großveranstaltungen sein soll.
Deswegen findet im Juni 2026 ein gemeinsamer Teamabend statt mit Programm und
zum gemeinsamen Ausklang des ereignisreichen ersten Halbjahres. Es galt im
vergangenen Jahr durch die Wechsel in der Leitung und im Team viele
Veränderungen zu bewältigen. Wir hoffen, diesen Veränderungen als Team der
Bundesstelle weiterhin gemeinsam gut begegnen zu können.